Un système d’archivage informatique est un outil essentiel pour organiser, stocker et protéger les données et les informations. Il est conçu pour aider les entreprises à gérer leurs informations de manière efficace et à long terme. La technologie a considérablement amélioré le processus de gestion des archives et a rendu le fonctionnement des systèmes d’archivage informatique plus facile et plus rapide.

Les principes de base d’un système d’archivage informatique

Un SAE est basé sur deux principes essentiels. Le premier est le principe de l’indexation, qui consiste à organiser les informations de manière à ce qu’elles puissent être facilement retrouvées et consultées. Cela peut être fait en utilisant des mots-clés et des catégories pour organiser les informations. Le deuxième principe est le principe de la sécurité. Cela consiste à s’assurer que les informations sont stockées de manière sécurisée et qu’elles ne sont pas accessibles à des personnes non autorisées. Ce principe peut être mis en œuvre en utilisant des méthodes de chiffrement et des protocoles de sécurité.

Les fonctionnalités du SAE

Paramétrage et administration

Le SAE permet la création d’outils de gestion (référentiel d’archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) et une administration centralisée (accès utilisateurs, habilitations documents, authentification forte).

Versement

L’entreprise peut déverser des fournitures dans des boîtes ou des conteneurs. Le transfert d’archives peut se faire par écrit ou en masse. Dans ce cas, le paiement s’effectue par virement sécurisé (CFT/VPN), au moyen d’un connecteur ERP, GED ou outil métier, dans un flux EDI standard. Le traitement des documents doit être timbré, estampillé et horodaté. L’indexation est structurée selon le référentiel de l’entreprise.

Conservation

Les sites d’archivage sont sécurisés, et les data centers, également sécurisés, subissent un contrôle de redondance.

Consultation

Le SAE permet la recherche d’un document (possibilité EDI), la livraison physique et la réintégration, ainsi que la mise à disposition numérique à la demande.

Destruction

La destruction de documents peut se faire sous contrôle strict.

Gestion

Peut générer des rapports d’inventaire et d’inventaire, répondre à des demandes personnalisées et recevoir des documents et des certificats d’assistance administrative.

Quels sont les avantages d’un système d’archivage informatique ?

Un système d’archivage informatique offre de nombreux avantages. Les principaux avantages sont :

• Une meilleure organisation des informations, car le système peut organiser les informations de manière à ce qu’elles puissent être facilement retrouvées et consultées.
• Une meilleure sécurité des données, puisque le système peut être configuré pour protéger les informations contre les utilisations non autorisées.
• Un accès plus rapide aux informations, car le système peut être configuré pour permettre aux utilisateurs d’accéder aux informations rapidement et simplement.
• Une plus grande efficacité des processus d’archivage parce que le système peut être configuré pour automatiser certaines tâches et réduire ainsi le temps et l’effort nécessaires pour gérer les archives.

Conclusion

Un système d’archivage informatique est un outil essentiel pour organiser, stocker et protéger les données et les informations. Les principales fonctionnalités d’un système d’archivage informatique sont le paramétrage et administration, le versement, la conservation, la consultation et la destruction. De plus, les avantages d’un système d’archivage informatique sont la meilleure organisation des informations, la meilleure sécurité des données, un accès plus rapide aux informations et une plus grande efficacité des processus d’archivage.